...

Электронный документооборот

Со временем количество документов, требующих хранения, увеличивается. Из года в год папок становится больше, папки становятся толще, коробки заполняют все свободные места в офисе. Работа замедляется, становится менее эффективной. Как же исправить положение? Выход есть в современных технологиях. Это система электронного документооборота и простановки электронной подписи полученной на сайте rospodpis.ru .

Кроме того, введение электронного документооборота повышает эффективность работы предприятия, избавляя сотрудников от ненужных бумаг, а значит, достижение результата становится более оперативным. Любое начинание всегда сопряжено с трудностями и воспринимается настороженно. Рассмотрим возможности электронного документооборота более подробно, а также то, как сделать переход на новую систему быстрым.

Задача электронного документооборота – регламентировать и дисциплинировать работу каждого сотрудника. А это дополнительный контроль. Именно поэтому многие воспринимают введение новой системы очень болезненно. Особенно те коллективы, в которых работа налажена и сотрудники вместе уже много лет. Потому для начала следует ввести электронный документооборот внутри одного подразделения и только потом расширять его действие. Сотрудники постепенно привыкнут к нововведениям, поскольку у них останется время для привычных действий. Удобство системы рано или поздно будет оценено по достоинству.

Если введение системы электронных документов по-прежнему идет с трудом и подчиненные не перестают носить бумаги на подпись, следует издать приказ, запрещающий движение бумажных документов. Кроме того, время, потраченное сотрудниками на «поход» к начальнику, сократится, поскольку заручиться подписью начальника и приступить к исполнению задания можно прямо на рабочем месте, не вставая с кресла.

Алгоритм прост: отправил – изучил – выполнил – отчитался. Такой порядок действий не позволит избежать помощи электроники. Однако руководителю требуется немалое терпение на весь период внедрения электронного документооборота. Надо помнить, что подобная система – это целый ряд продуманных и взвешенных мер, который учитывает потребности каждого сотрудника. Потому очень важно, чтобы каждый участник производственного процесса видел и понимал пользу и для себя. Нужно разъяснить сотрудникам, что электронный документооборот – это просто, удобно и информативно. Но не менее важно для каждого определить степень участия в системе, поставить перед работником цели, четко прописать обязанности, включив их в должностную инструкцию.

Определение четкой, ясной и понятной для каждого работника организации цели перехода на систему электронного документооборота – важная составляющая эффективности ее внедрения. А затем – успеха всего предприятия. Максимально уделите внимание функциям каждого участника процесса, каждой штатной единицы. Желательно прописать все мелочи, все возможные операции, которые применяются и допускаются к какому-то документу с определенным правом допуска.

При переходе на систему электронного документооборота очень важно учитывать правильную мотивацию. Это могут быть какие-то бонусы для активных участников процесса. Эффективным шагом может оказаться вовлечение сотрудников в составление списка предложений поощрения.

Принимая активное участие в процессе перехода на новую систему документооборота, коллеги будут чувствовать себя сопричастными к нововведениям и сами найдут положительные моменты в системе электронного документооборота.